Organiser un événement peut vite devenir un casse-tête pour les entreprises. Entre les objectifs commerciaux, la logistique, la communication et l’expérience des participants, les pièges sont nombreux. Pour éviter les faux pas, notre Cabinet de communication propose une méthode éprouvée en cinq phases. Une check-list redoutablement efficace !

1-Préparation : poser les bases solides

Tout événement réussi commence par une préparation rigoureuse. Définir les objectifs, choisir un lieu adapté, établir un rétroplanning précis : autant d’étapes qui permettent de construire une vision claire et cohérente du projet. « Trop souvent, les objectifs sont flous ou mal formulés. Pourtant, ils déterminent tout le reste. Chez les Girafons, on prend ce moment très au sérieux. »

2-Programme : un concept, des prestataires, une date

Le cœur de l’événement, c’est son programme. Celui-ci repose sur un concept fort, un thème fédérateur, des prestataires choisis avec soin (traiteur, technique, animations…) et une date stratégique. Le programme doit avant tout servir le message à transmettre, en cohérence avec les enjeux commerciaux ou de notoriété. Un événement sans fil conducteur, c’est un peu comme une girafe sans cou.

3-Communication : créer une expérience cohérente

Avant, pendant et après l’événement, la communication est l’un des leviers clés de réussite. Identité visuelle harmonisée, supports digitaux impactants, signalétique sur place : tout doit participer à créer une expérience homogène et mémorable pour les participants. « L’expérience client commence bien avant le jour J, et elle ne s’arrête pas au cocktail », rappelle Myrtille.

4-Jour J : le grand saut (organisé)

Quand le jour de l’événement arrive, tout doit s’enchaîner sans accroc. Accueil, accessibilité, coordination des activités… La fluidité de l’expérience repose sur une organisation millimétrée. Mais dans ce secteur, l’imprévu est toujours à portée de main. « Ce qui fait la différence, c’est notre capacité à anticiper et à réagir », insiste la cheffe de projet. « C’est là que notre expertise prend tout son sens. »

5-Suivi : capitaliser sur l’événement

L’après-événement est souvent négligé, à tort. Pourtant, c’est une étape stratégique. Remerciements, recueil des retours, analyse des indicateurs de performance : le suivi permet non seulement de mesurer l’impact de l’événement, mais aussi d’en tirer des enseignements pour les prochaines éditions. « Un événement, c’est aussi un outil de transformation commerciale. Il faut penser au rebond, à la suite, à comment on reste dans l’esprit des invités », conclut Myrtille.

Un accompagnement sur-mesure pour des événements uniques

Avec son approche structurée et créative, la team événementielle d’Impact Evolution se positionne comme un véritable partenaire stratégique. Authentiques, réactifs et toujours à l’écoute, les Girafons cassent les codes pour offrir des expériences sur-mesure, alignées sur les valeurs et les ambitions de leurs clients.

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