Comment créer un évènement d’entreprise réussi ?

Temps de lecture : 5 minutes
Les événements d’entreprise sont un excellent moyen de communiquer sur votre entreprise. Il est essentiel pour cela de le préparer correctement en amont pour remplir les objectifs fixés. Quels sont les avantages de ces événements et comment les mettre en place ?

Quels sont les avantages des événements d’entreprise ?

 

 

L’événementiel est un facteur primordial de la stratégie de communication d’une entreprise. Il offre ainsi de nombreux bénéfices pour les sociétés le mettant en place

 

 

Transmettre des messages

 

 

Rassembler les collaborateurs d’une même entreprise autour d’un événement est un excellent moyen d’améliorer l’environnement professionnel. Ils peuvent être l’occasion de transmettre un message de la part de la direction à ses employés, comme le travail d’équipe ou le dépassement de soi. Pour cela, de nombreuses entreprises font appel à des personnalités extérieures, expertes sur ces questions.

 

 

 

Motiver et fédérer autour de l’entreprise

 

Toujours dans la communication interne, cet événement peut simplement être un moment de partage et de convivialité pour passer un bon moment entre collègues sans qu’il y ait un rapport avec leur travail. Des entreprises organisent, par exemple, des événements de Noël où les familles des employés sont conviées. Ce moment peut également être l’occasion de récompenser les salariés après des mois difficiles dans l’entreprise. Il renforce l’esprit d’équipe et crée des liens entre les collaborateurs.

 

Améliorer la qualité de vie au travail

 

Le bien-​être est essentiel pour permettre aux équipes de travailler dans de bonnes conditions. Améliorer la qualité de vie au travail (QVT) favorise l’engagement des employés dans l’entreprise et ses projets. Ces événements permettent d’augmenter la culture d’entreprise, de moins en moins présente en France. Par conséquence, cela croît la marque employeur pour la rendre plus forte et attractive.

 

Gagner des contacts

 

Principalement en communication externe, les manifestations sont un facteur pour grandir son réseau ou créer et fortifier des liens avec des acteurs extérieurs à l’entreprise. Le networking peut ainsi déboucher sur des partenariats et faciliter le développement et la croissance de la marque.

 

 

Gagner en notoriété et en visibilité

 

Un événement favorise la promotion de l’entreprise pour lui permettre de prendre de l’ampleur dans son secteur d’activité. Cette mise en lumière de la marque booste sa notoriété et son image, et permet de gagner en crédibilité auprès de la cible. Les valeurs de la société sont mises en avant auprès des prospects.

 

Rencontrer des leads et promouvoir les produits

 

Les évènements d’entreprise ne servent pas seulement pour gagner des contacts chez les partenaires… mais aussi chez les prospects qualifiés de la marque ! Les voir de visu favorise la conversion de leads en clients.

 

 

Quel type d’événement interne choisir ?

 

Selon plusieurs facteurs, le type d’évènement le plus approprié diffère. Cela dépend s’il s’agit d’un événement interne ou externe, de la cible ou encore des objectifs fixés.

 

Une conférence ou un congrès

 

L’objectif principal des conférences et congrès est de débattre d’un sujet pour sensibiliser les collaborateurs d’une même entreprise autour ce celui-​ci. Souvent, un conférencier expert dans la thématique est invité à prendre la parole. Ces événements sont souvent autour d’enjeux de la société, comme la gestion des risques, le dépassement de soi ou encore la sécurité.

Le congrès rassemble souvent des personnes de différents pays, tout comme les intervenants.

 

Un Team Building ou séminaire

 

Fédérer les équipes loin des bureaux ! C’est le maître mot des séminaires et Team Building. Ces événements créent des liens uniques, car la hiérarchie s’efface lors des activités créatives sortant des domaines d’expertises de l’entreprise. Généralement ces Team Building ou séminaires durent entre 2 et 3 jours.

La différence entre les Team Building et les séminaires réside dans le programme. Généralement, les séminaires intègrent une partie « travail » ou conférence en rapport avec l’entreprise et ses enjeux.

 

 

 

Une Soirée d’entreprise

 

Sur le même principe que les Team Building, les soirées d’entreprise ou afterwork sont l’occasion de se réunir entre collègues sans penser au travail. Souvent, ces événements découlent d’un moment particulier, comme l’anniversaire de la société, un départ en retrait ou encore les fêtes de fin d’année.

 

 

 

Quel type d’événement de communication externe choisir ?

 

Autre qu’un bon moment entre collègues, l’événementiel permet de communiquer en externe sur la marque. Comme pour la communication interne, différents types d’événements existent pour promouvoir sa marque.

 

Le lancement produit

 

Vous souhaitez promouvoir votre tout nouveau service ou produit ? Cet événement est le plus propice pour répondre à vos objectifs ! Pour l’occasion, le mieux est d’inviter vos meilleurs clients pour promouvoir rapidement vos produits. En effet, ces derniers publieront sans doute un post sur les réseaux sociaux et le promouvront auprès de leur entourage. Il est essentiel également de convier les prospects pour les convertir en acheteurs. Il ne faut pas non plus oublier les journalistes, ceux-​ci pourront écrire un article sur votre marque et votre événement !

 

 

 

Les salons et foires

 

De nombreux salons et foires ont lieu tout le long de l’année partout en France et sur des thèmes divers et variés. Ils ont souvent lieu sur plusieurs jours. L’occasion de promouvoir les produits et la marque, aussi bien en BtoB qu’en BtoC. Le networking est très présent durant ces événements, cela aide donc à remplir le carnet d’adresse ! Ce ne sont que quelques exemples mais d’autres types d’événements existent.

 

Comment le mettre en place ?

 

Pour mettre toutes les chances de son côté et faire de son événement d’entreprise une réussite, plusieurs points sont à prendre en compte.

 

Définir son but

 

Cela peut paraitre évident mais il est indispensable de réfléchir à la cible, externe ou interne à la société. Quelle cible ? Quels messages à passer ? Il faut aussi connaitre ses objectifs concrets pour l’événement. Est-​ce pour informer ? Booster les équipes ? Promouvoir un produit ou sa marque ? Il est essentiel de répondre à ses questions avec le plus de précisions possibles.

 

Le cahier de charges

 

Créer un événement de qualité prend du temps, généralement entre cinq et six mois. Il est donc primordial d’en tenir compte lors de l’élaboration du projet. Ainsi la date de l’événement doit être choisit après ces 5 mois de préparation. Si le thème de l’événement est plus propice à une saison précise. Il est important de choisir la bonne période de l’année. Par exemple, la promotion d’un produit plutôt hivernal aura moins de succès en plein mois de juillet.

 

Définir le budget

 

Le budget doit être mis en place dès le début de l’élaboration du projet. Il sera ainsi plus facile de savoir que choisir pour l’organisation de l’événement. Cela comprend le coût de la location des espaces, de la restauration, les frais personnels ou encore ceux de déplacement.

 

 

Le lieu

 

Si l’événement se déroule ailleurs que dans les locaux de l’entreprise, il faut choisir l’endroit le plus propice selon le type d’événement. Château ? Salle ? Péniche ? Plusieurs lieux peuvent accueillir un événement mais la praticité est à prendre en compte. Y a‑t‑il des parkings à proximité ? Quelle capacité prévoir ? Est-​ce facile d’accès pour les personnes en situation de handicap ? Pour les événements sur plusieurs jours, il ne faut pas oublier l’hébergement et les repas.

 

Attention aux détails

 

Comme on dit, le diable est dans les détails ! Pour ne pas être pris au dépourvu, le souci du détail est important. Comment les participants s’inscrivent ? Qui les accueille ? Quelles musiques utilisées ? Que faire pendant les pauses ? Y‑a‑t-​il un plan B si la météo n’est pas bonne, pour un événement en extérieur ? Pour cela, il est essentiel de répartir les différentes tâches entre les membres de l’équipe.

 

Communiquer sur l’événement

 

Principalement pour la communication externe, il est primordial de parler de l’événement. Plus le nombre de personnes au courant est important, plus le nombre de participants sera grand. Bien sûr ciblez vos personae. Il est possible de créer des visuels pour avoir un impact sur les réseaux sociaux ou sur le site de la marque par exemple.

 

Dernières vérifications

 

Il est important de vérifier chaque détail afin d’être sûr que rien n’a été oublié. Ce serait embêtant de ne pas avoir le bon contenu audio ou encore d’avoir omis d’indiquer comment se rendre à l’événement. Il faut également contrôler que tous les équipements fonctionnent et sont en place.

 

Prévoir une rétroaction

 

Maintenant que l’événement est terminé, il est important de connaitre les retombés. Combien de personnes sont venues ? Quelles retombées économiques ? Il ne faut pas hésiter à demander aux participants leurs avis dans les jours suivant l’événement.

 

En Conclusion

 

Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour réussir votre événement d’entreprise. Les événements sont un bon moyen de promouvoir la marque ou de renforcer les équipes. Vous souhaitez mettre en place un événement mais vous n’avez ni les idées ni le temps ? Les agences de communication sont là pour les mettre en place !

 

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